Gerenciamento de Estoque e Vendas com Excel

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Se você estiver gerenciando o estoque de uma empresa de varejo ou os materiais a serem usados ​​na fabricação, você sabe o quão crítico o gerenciamento de estoque pode ser para otimizar vendas e produtividade. Esse modelo de planilha para controle de estoque e vendas pode ajudá-lo a identificar quando é hora de reordenar o estoque, reduzir o excesso de estoque, acessar informações do fornecedor e localizar itens facilmente no armazenamento. É fácil visualizar todo o ciclo de vida de seu estoque, incluindo itens em pedidos pendentes.

Como gerenciar o estoque com Excel

Uma planilha elaborada para facilitar a vida de pequenos e médios negócios que desejam obter relatórios fáceis e concisos sem a preocupação de pagar caro por isso.

O que eu preciso fazer controlar meu estoque?

É importante avaliar seus negócios regularmente para garantir que você esteja no caminho certo para ter sucesso. Uma das partes mais integrais do seu negócio é o gerenciamento de inventário.

Como o gerenciamento de inventário da sua pequena empresa se desenvolveu? Você já tinha os produtos certos disponíveis quando precisava deles? Você perdeu negócios quando os itens estavam em falta? Ou você perdeu dinheiro devido ao excesso de estoque?

Nós temos uma solução barata e eficaz para o gerenciamento do seu estoque. São Planilhas: Planilha de Controle de Estoque | Planilha de Gerenciamento de Estoque e Vendas | Planilha de Cotação de Preços nos fornecedores.

Todas estas planilhas irão te auxiliar no controle e gerenciamento do estoque ou do almoxarifado. No entanto, este artigo irá mostrar passo a passo quais são as melhores práticas para gerir o estoque com eficiência.

Técnicas de gerenciamento de inventário no estoque

O gerenciamento de estoque é o processo de organização e gerenciamento de estoque em toda a cadeia de abastecimento.

O objetivo do gerenciamento de estoque é minimizar o custo de manutenção de estoque, ao mesmo tempo em que mantém os níveis de estoque consistentes e coloca os produtos nas mãos dos clientes com mais rapidez. É o coração de um negócio de varejo de sucesso.

Aqui estão algumas das técnicas que muitas pequenas empresas usam para gerenciar o inventário:

Ajuste sua previsão

A previsão de estoque, também conhecida como planejamento de demanda, é a prática de usar dados passados, tendências e eventos futuros conhecidos para prever os níveis de estoque necessários para um período futuro. A previsão precisa garante que as empresas tenham produtos suficientes para atender aos pedidos dos clientes e não gastem muito ou muito pouco em estoque.

NotaObserve que isso não é o mesmo que decidir quando reordenar.

Previsão de estoque vs. reposição: A previsão de estoque é o cálculo da quantidade de estoque necessária para períodos futuros. Ele fatora os dados de reposição, como tempo, disponibilidade e velocidade de entrega - também conhecido como tempo de espera. O reabastecimento é o estoque necessário para atender às previsões de estoque com base nas metas de estoque, oferta e demanda.

Seus cálculos de vendas projetadas devem se basear em fatores como números históricos de vendas, tendências de mercado, crescimento previsto e economia. E além disso, não esquecer das promoções, esforços de marketing etc.

Use a abordagem FIFO / PEPS

FIFO - First In, First Out. Já em português PEPS - primeiro a entrar, primeiro a sair. As mercadorias devem ser vendidas na mesma ordem cronológica em que foram compradas ou fabricadas. Isso é especialmente importante para produtos perecíveis, como alimentos, flores e maquiagem.

Um proprietário de alimentos, por exemplo, precisa conhecer os materiais atrás da fabricação e aplicar métodos FIFO para melhorar o inventário dos produtos. Também é uma boa ideia para bens não perecíveis, pois os itens que ficam por muito tempo podem ficar danificados ou desatualizados e não-vendidos.

A melhor maneira de aplicar FIFO em uma despensa ou armazém é adicionar novos itens na parte de trás, para que os produtos mais antigos estejam na frente.

Identifique material de baixa movimentação

Se você possui um estoque que não foi vendido nos últimos 6 a 12 meses, provavelmente é hora de parar de estocar esse item. Você também pode considerar estratégias diferentes para se livrar desse estoque. Por exemplo: criar um desconto ou promoção especial, já que o excesso de estoque desperdiça seu espaço e capital.

Identifique os produtos de baixa rotação de três maneiras:

1 - Média de dias para vender o estoque

O tempo que um varejista leva para comprar estoque e transformá-lo em venda é conhecido como a média de dias para vender o estoque. Essa métrica é importante para que todo varejista entenda quais produtos têm movimentação rápida e quais movimentação lenta. Com esse conhecimento, os varejistas podem tomar melhores decisões, como fazer pedidos de compra, merchandising, finalizar itens que precisam ser reabastecidos e assim por diante.

2 - Custos de retenção

Os custos incorridos para armazenar e manter um estoque são conhecidos como custos de manutenção. Isso inclui custos imobiliários, como aluguéis e contas, custos de armazenamento, prêmios de seguro, despesas de manutenção, pessoal e custos de equipamento e assim por diante. Por exemplo, uma empilhadeira usada para mover o estoque em um depósito é um custo de manutenção.

3 - Giro de estoque

O número de vezes que um estoque é vendido e substituído em um período de tempo fixo é conhecido como giro de estoque. A avaliação do giro do estoque ajuda os varejistas a compreender a taxa em que um produto é vendido.

Faça inventario regularmente em seu estoque

Se você trabalha com um bom software de gerenciamento de inventário, ou uma boa planilha de Excel não importa até mesmo se ainda trabalha sem estas opções, periodicamente você ainda precisa contar seu inventário. Isso vai  garantir que o que você tem em estoque corresponde ao que você pensa que possui.

As empresas usam técnicas diferentes, incluindo um inventário físico anual de final de ano que conta todos os itens e a verificação pontual em andamento, que pode ser mais útil para produtos que estão se movendo rapidamente ou com problemas de estoque.

Use software ou planilha de gerenciamento de inventário

Procure software com análises de vendas em tempo real. Se você não tem um software; já que eles não são tão baratos; pode usar nossa Planilha de Estoque e Vendas para fazer este controle. Note, que uma planilha pode não atender todas as ocorrências para um gerenciamento de estoque e vendas, mas já é um bom começo, principalmente porque esta planilha de Excel dispõe de vários recursos de gerenciamento e filtros de relatórios.

É imprescindível que baixe a versão grátis para testes. Dessa forma, você estará sabendo exatamente o que vai comprar e pode avaliar custo e benefício.

Acompanhe níveis de estoque em todos os momentos

Tenha um sistema sólido para rastrear seus níveis de estoque, priorizando os produtos mais caros. Um modelo eficaz economiza tempo e dinheiro, fazendo grande parte do trabalho pesado para você.

  • Defina o problema que você vai resolver. Ele precisa ter uma métrica clara. Por exemplo, se o seu problema for rastreamento inconsistente, a métrica pode ser a produtividade.
  • Meça o estado atual usando estatísticas simples. Quanta entrada está se transformando em resultados úteis? Isso lhe dará uma ideia da causa raiz do problema.
  • Analise as causas raízes e crie um plano de ação para eliminá-las. A partir do exemplo acima, a causa raiz pode ser que os procedimentos de rastreamento estão espalhados por diferentes softwares e planilhas. O plano de ação poderia ser criar um sistema centralizado de rastreamento de estoque .
  • Implemente seu plano de ação executando testes-piloto para ver se ele elimina o problema. Talvez você possa experimentar uma nova ferramenta de gerenciamento de estoque ou testar um modelo hub-and-spoke para mover produtos com mais rapidez.
  • Controle o novo processo. Rastreie uma métrica para verificar se o processo funciona e se você está vendo resultados consistentes. Então comemore!

Defina um estoque mínimo de segurança

O estoque mínimo de segurança é o nível de estoque que uma organização mantém para evitar a situação de falta de estoque. É o nível em que colocamos o novo pedido antes que o estoque existente termine. Uma boa partida é definir 20% do seu estoque máximo para cada item, ou para parte dos itens mais vendidos. Por exemplo, se o estoque total em uma organização é de 100 unidades para o limite máximo e você quer fazer um novo pedido quando o estoque atinge 30 unidades, espere baixar para 70 ou menos. Por outro lado, se desejar atingir o estoque mínimo de 20%, aguarde a quantidade mínima atingir 20 unidades ( para este exemplo) e então, compre novos produtos para repor seu estoque.

Se o seu limite máximo é 100 unidades de determinado produto, não compre além disso, para não inchar o estoque e você ficar com o dinheiro empacado. A menos que sejam itens que você reconhece que vai ganhar dinheiro estocando muito.

Faça reparos preventivos dos equipamentos

Nem sempre as máquinas e equipamentos estão em boas condições de funcionamento. É por isso que é importante gerenciar esses ativos. Uma empilhadeira quebrada pode ser cara. O monitoramento de seu maquinário e de suas peças é crucial para entender seu ciclo de vida, para que você possa estar preparado antes que surjam problemas.

Esteja atento com o controle de qualidade

Independentemente da sua especialidade, é importante garantir que todos os seus produtos tenham uma ótima aparência e estejam funcionando bem. Pode ser tão simples quanto fazer com que os funcionários façam um exame rápido durante as auditorias de estoque, que inclui uma lista de verificação de sinais de danos e rotulagem correta do produto.

Contrate um controlador de estoque com experiência

O controle de estoque é usado para mostrar a quantidade de estoque que você tem em um determinado momento e se aplica a todos os itens, de matérias-primas a produtos acabados. Se você tem muito inventário, pode precisar de uma pessoa responsável por ele. Um controlador de estoque processa todos os pedidos, recebe entregas e garante que tudo que chegue corresponda ao que foi pedido.

Lembre-se da sua análise ABC

Muitas empresas acham útil ter controles mais rígidos sobre itens de maior valor, agrupando itens de inventário nas categorias A, B e C. Classificar isso, pode ser essencial para o bom desempenho logístico.

Esta técnica de categorização de estoque divide os assuntos em três categorias para identificar itens que têm um grande impacto no custo geral do estoque.

  • Categoria A: serve como seus produtos mais valiosos que mais contribuem para o lucro geral.
  • Categoria B: são os produtos que se enquadram em algum lugar entre os mais e menos valiosos.
  • E a categoria C: é para as pequenas transações que são vitais para o lucro geral, mas não são muito importantes individualmente para a empresa.

Considere o envio direto

Se sua empresa adotar métodos de envio direto, você poderá vender produtos sem realmente manter o inventário. Em vez disso, um atacadista ou fabricante é responsável por transportar o estoque e enviar os produtos quando um consumidor compra em sua loja. Dessa forma, você não se preocupa com a retenção, armazenamento ou realização de estoque.

Muitos proprietários que iniciam uma loja online adotam métodos de envio direto, mas essa estratégia de atendimento da cadeia de suprimentos pode ser adotada por muitos tipos de negócios em todos os setores.
Os produtos classificados como A - itens caros - compõem a menor porcentagem de estoque e têm o maior valor de consumo anual. Os produtos agrupados na categoria C - os itens mais baratos - compõem a maior porcentagem de estoque e têm o menor valor de consumo anual. Os produtos B estão no meio. O valor do consumo anual é a demanda anual multiplicada pelo custo de um item.

Confira a Planilha de Estoque e Vendas

 

Perguntas comuns sobre gerenciamento de estoque

Abaixo estão as perguntas frequentes sobre gerenciamento de estoque.

Posso usar uma planilha para gerenciamento de estoque?

Sim! Se você não tem a opção de contratar um CRM ou ERP que podem custar caro, uma planilha pode resolver este problema. Use os recursos dependendo do seu orçamento, ou melhor, do orçamento de sua empresa.

Quais são os objetivos necessários do gerenciamento de estoque?

O principal objetivo do gerenciamento de estoque é aumentar a visibilidade e a organização da atividade de estoque por meio de recursos automatizados e simplificados de coleta, embalagem e envio.

Esse tipo de mudança capacita sua pequena empresa a crescer com confiança e coloca você na frente do tipo de cliente que você deseja.

Sua empresa deve funcionar como uma máquina bem oleada após a implementação de técnicas inteligentes de gerenciamento de estoque. E se você realmente deseja fazer isso direito, implemente o software de gerenciamento de inventário com a equipe de suporte interna do software. Deixe que os especialistas o guiem na direção certa.

Como você avalia se está gerenciando o estoque com sucesso?

A prova está nos números ao medir a taxa de sucesso do gerenciamento de estoque. Depois de implementar novas técnicas de gerenciamento de estoque, compare os dados anteriores e posteriores.

O seu nível de remessas erradas, coleta incorreta ou falta de estoque diminuiu? Que tal estoque morto? Você eliminou as pilhas mortas de estoque ao redor do perímetro do armazém?

Se você puder responder sim a essas perguntas, você conduziu com sucesso o gerenciamento de estoque. Como resultado, você pode esperar ver melhores avaliações dos clientes, maior fidelidade do cliente e até mesmo um aumento no desempenho de classificação do vendedor da Amazon.

Quem deve ser responsável pela eficácia do gerenciamento de estoque?

É uma abordagem prática quando se trata da eficácia do gerenciamento de estoque. Várias equipes são responsáveis ​​por diferentes pedaços do bolo.
  • A equipe de compras é responsável por garantir que não haja compras a mais ou a menos. Certamente, está monitorando de perto cada pedido de compra.
  • A equipe de merchandising tem a tarefa de garantir que o estoque seja devidamente listado, promovido e com preço para movimentação.
  • A equipe do depósito, o gerente do depósito e os especialistas em estoque são responsáveis ​​por lidar com todo o estoque do FIFO para delegar os níveis de estoque adequados em cada local.
  • A equipe do armazém também é responsável pelas tarefas óbvias de gerenciamento de estoque - todo o processo de coleta, embalagem e envio.

Como você determina se o seu gerente de estoque está muito limitado?

Existem alguns sinais alarmantes em torno de um depósito que indicam que seu gerente de estoque não pode fazer seu trabalho adequadamente. E todos eles têm a ver com gerenciamento de estoque impróprio. Aqui estão alguns sinais:

  • Você tem estoque vendido abaixo do esperado; ou seja, há um item quente em algum lugar escondido no backstock que você não listou a tempo para a temporada.
  • Os níveis de estoque estão subindo, mas não estão de acordo com os níveis de vendas. Este é um sinal de estoque morto.
  • A quantidade de desgaste nas prateleiras das embalagens força você a reduzir o preço. Isso é o resultado de estocar o estoque incorretamente ou ficar muito tempo parado e se tornar um estoque morto.
  • O gerente de estoque ainda está usando uma planilha manual. Este método de gerenciamento de estoque leva a uma grande quantidade de erros manuais, como remessas e coleta erradas.

O que deve determinar a frequência de pedidos?

Relatórios, relatórios, relatórios.

Nunca é demais enfatizar a importância dos relatórios para os processos de gerenciamento de estoque durante a alta temporada.

Relatórios históricos de vendas de épocas de pico anteriores e ao longo do ano atual devem ser usados ​​para determinar a frequência de pedidos durante a alta temporada. Reveja o que você vendeu mais e menos em conjunto com os itens que são populares este ano para tomar decisões de compra mais precisas.

Os relatórios de vendas podem ser divididos por canais de vendas para que você compreenda melhor quais itens foram vendidos em cada canal. Isso lhe dá uma ideia clara do tipo de demanda de pedido que se espera e da frequência correta de pedido a ser estabelecida.

Como devo me preparar para os períodos de pico?

A alta temporada para uma empresa é indiscutivelmente a época mais importante do ano. É a época do ano em que a maioria das empresas obtém a maior parte de sua receita, portanto, é fundamental que você tenha o gerenciamento de estoque adequado para ter sucesso.

Se você está entrando em sua primeira temporada de pico, eis o que você pode fazer para se preparar.

 

  • Realize uma contagem cíclica para garantir que todos os níveis de estoque estejam corretos.
  • Certifique-se de que os suprimentos de envio estejam devidamente estocados e prontos para uso.
  • Contrate pessoal temporário para atender a uma maior demanda de pedidos.
  • Utilize relatórios de histórico para certificar-se de que você solicitou a quantidade certa de estoque.
  • Certifique-se de que todo o estoque e separação, esteja nos locais adequados.
  • E por último, mas não menos importante, implemente um software de gerenciamento de estoque.

Conclusão

O estoque é o maior ativo de sua empresa, portanto, para economizar e ganhar dinheiro, você precisa proteger esse ativo e alimentá-lo na direção certa. Sem implementar técnicas de gerenciamento de estoque, você nunca vai progredir.

Encontre o melhor recurso para realizar estas tarefas e certamente o seu estoque e a sua empresa por completa terá êxito. Aqui nós oferecemos as dicas para usar planilha de controle de estoque e outras como fluxo de caixa e cotação de preços. Você escolhe!


Edivaldo

Edivaldo. Louco por funções e fórmulas de Excel, adoro fazer planilhas e compartilhar meus conhecimentos com as pessoas. Seja bem-vindo. Eu amo fazer isso e quero compartilhar com você!

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