Planilha de Estoque e Vendas

Adicionar a lista de desejosAdicionado a lista de desejosRemovido da lista de desejos 2

Planilha de Controle de Estoque e Vendas – é uma forma de controlar as vendas e o estoque em um único lugar com o poder da eficiência e dinamismo que o Excel oferece.

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A planilha de estoque e vendas proporciona melhor gerenciamento e controle das atividades destas duas áreas imprescindíveis para qualquer negócio, principalmente um comércio.

Você pode baixar a planilha demonstrativa para fazer testes antes de comprar a versão completa. É totalmente compatível com Excel 2010 ou superior e sistema operacional Windows a partir da versão 7, mas também pode ser testada em outras plataformas. Para isso baixe a versão grátis e confira!

O que faz a planilha de controle de estoque e de vendas?

  1. Controla a entrada e saída de itens de estoque.
  2. Cadastra itens com várias informações, como: preço código, descrição, custo de mercado, etc.
  3. Adiciona entrada e saída dos itens de estoque.
  4. Cadastra fornecedores para fazer o lançamento na entrada e saber quem lhe vendeu determinado item.
  5. Também cadastra clientes para saber quem comprou determinado produto, ou serviço.
  6. Adiciona pedido do cliente com informações, como: Número do pedido de venda, total do pedido de venda, status do pedido, entre outras informações.
  7. Tem uma planilha que exibe alertas de compras dos itens para que não faltem no estoque.
  8. Opção para definir estoques máximo e mínimo para um gerenciamento eficiente.
  9. Tem um relatório que exibe quantas vezes um item foi vendido.
  10. Exibe análises de gráfico para comparações entre itens de venda.
  11. Filtra resultados nos cabeçalhos de praticamente tudo que o usuário quiser ver nas planilhas. Por exemplo: quantas vendas um item teve e quais preços foram vendidos em cada venda.
  12. Tem uma tabela de cadastros de contas, pagamentos, prazo de entrega, formas de pagamentos.
  13. Além disso tem a opção de cadastrar vendedores e adicionar o valor da comissão no lançamento saída de vendas na planilha Pedidos de Venda.
  14. Saldo de estoque com detalhes de custos dos itens.

Confira ainda mais destaques baixando a versão de demonstração no link acima.

Nota: algumas células em algumas planilhas estão bloqueadas para preservar o nome tudoexcel.com.br. Porem não impedem a edição e formatação da planilha.

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Manual da Planilha de Estoque e Vendas

Antes de começar usar a planilha é imprescindível que siga as recomendações deste manual. A planilha de estoque e vendas foi feita com muitas fórmulas de Excel para calcular tudo automaticamente e aumentar assim a produtividade do usuário. Então, veja estas dicas primordiais:

Nunca adicione linhas e colunas na planilha sem ter conhecimento para ajustar as fórmulas. O Microsoft Excel dispõe de milhares de linhas e centenas de colunas, que são suficientes para gerir qualquer planilha.

Também não recomendamos exclui linhas, ou colunas, pelo mesmo motivo citado acima. Quando for apagar dados em um intervalo de células basta selecioná-lo e teclar delete. Isso limpa os dados sem perder as células, ou as linhas e colunas.

Algumas planilhas foram construídas com o formato tabela. Elas funcionam de forma automática quanto a inserção de linhas de tabela, dados e formatação. Portanto, o usuário deve adicionar dados sem alternância de linhas. os dados em uma planilha no formato de tabela devem ser inseridos na sequência sempre de cima para baixo, ou seja, na ordem crescente das linhas.

Agora vamos conhece como alimentar a planilha:

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Capa da planilha de estoque e vendas

Capa da planilha de estoque e vendas

A capa da planilha de estoque e vendas tem a opção de adicionar  logotipo da empresa, ou do negócio. É nela que tudo começa, porque é lá que tem os links para acessar todas as outras planilhas.

É uma planilha que não precisa alterar nada além de inserir a logomarca, se desejar.

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Cadastros Básicos - ADD

Na pasta de trabalho de controle de estoque e vendas há diversas planilhas e cada uma desempenha uma função. A planilha cadastros Básicos, denominada ADD na guia de planilhas foi criada para cadastrar:

  • Estados - já estão cadastrados os Estados e o Distrito Federal.
  • Prazos - os prazos de pagamentos já estão cadastrados e podem ser alterados.
  • Formas de Pagamentos - a maioria das formas de pagamento já estão cadastradas e podem ser alteradas.
  • Status do Pedido - já cadastrados, mas podem ser ajustados.
  • Unidades de Medidas - a maioria das unidades de medidas já estão lá, mas podem ser abreviadas, por exemplo: Caixa = CX se desejar.
  • Famílias de Itens - muitos estoque usam estas informações para separar itens por grupos, ou por categorias.
  • Marcas - são as marcas do itens e devem ser cadastradas pelo usuário, se necessário.
  • Locais de Armazenamento - se houver mais de um estoque, ou mesmo locais distintos dentro do próprio estoque. Deve ser cadastrado pelo usuário, caso seja utilizado.
  • Motivo da Entrada - é uma informação importante para saber no futuro o motivo de o item estar no estoque.
  • Entrega do Pedido - uma forma de verificar o andamento da entrega. Pode ser alterado conforme utilizar.
  • Vendedor - se necessário cadastre vendedores.
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Cadastrar Fornecedores - Ad-Forn

A planilha para cadastrar fornecedores é denominada Ad-Forn. Nesta planilha não há nenhuma fórmula, apenas a coluna G com o cabeçalho UF é selecionável. Todas as outras são editáveis e o usuário pode adicionar e apagar dados quando for preciso.

cadastrar fornecedores

O preenchimento é muito simples. Comece adicionando o nome do fornecedor, em seguida os contatos e o endereço. Depois selecione o Estado e as últimas duas colunas são opcionais.

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Cadastrar Itens no Estoque - Ad-Itens

A planilha que serve como a estrutura base do estoque é denominada Ad-Itens para cadastrar os itens que posteriormente irão ser lançados no estoque.

Cadastro de itens de estoque e venda

Eta planilha tem várias colunas cheias de informações:

  1. Primeiramente numere o item começando com o número 1 na linha 6 da coluna B. Para mais itens, siga a sequência numérica até o final da planilha que suporta até 2000 itens.
  2. Em seguida na coluna C, digite o código do item que será cadastrado, ou crie um código para ele.
  3. Descrição do Item - na coluna D, entre com o nome do produto, ou serviço.
  4. Unidade de Medida - é uma célula selecionável. O usuário deve escolher a unidade que seja relevante ao item.
  5. Custo Atualizado - nesta coluna é necessário inserir o custo de mercado do item. Se o usuário estiver cadastrando o item com uma nota fiscal em mão, o ideal é adicionar o preço que está na NF. Se não, adicione o valor aproximado de mercado. Isso reflete no valor de estoque, portanto é importante manter este valor atualizado, sempre que puder. E deve ser atualizado sempre na coluna F da planilha Add-Itens.
  6. Data - é a data do cadastro do item.
  7. Preço de Venda Aproximado - Se você vai usar a planilha para para fazer lançamentos de venda, é importante preencher estas linhas com a formação do preço de venda. Isso não quer dizer que deve ser vendido exatamente com este preço, principalmente porque há negociações com cada cliente. Por outro lado, é uma informação valiosa para o estoque e para vendas. Você deve calcular o preço bruto e nas colunas seguintes verá as informações de lucro bruto e margem de lucro bruta. Portanto o preço deve ser ajustado conforme seus custos sobre o item e sua margem de lucro.
  8. Família - células selecionáveis, se forem usadas.
  9. Marca - se os produtos armazenados possuem marcas, adiciona-as.
  10. Cor, Tamanho e Peso - colunas ideais para lojas de roupas e sapatos que desejam utilizar esta planilha. Os dados devem ser digitados nestas colunas.
  11. Locais de Armazenamento - selecione se for usar.
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Cadastrar Clientes - Ad-Clientes

cadastrar clientes na planilha de vendas e estoque

Para cadastrar clientes na planilha Ad-Clientes sia o mesmo processo usado para cadastrar fornecedores. No entanto, a última coluna fornece uma informação que pode ser útil para uma futura venda, já que pode mostrar se o cliente tem ou não débitos com sua empresa.

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Adicionar Pedido de Venda - Ad-Pedido

Crie nesta tabela um banco de dados de pedidos, para eventuais análises futuros. Você pode filtrar em qualquer cabeçalho, qualquer informação sobre um determinado pedido, ou status, ou data, ou qualquer outro assunto envolvido. Confira os cabeçalhos da planilha:

  • Data - é a primeira inserção do pedido, que deve ser a data em que o pedido foi feito.
  • Número do Pedido - Você deve ter um pedido com o número em mão para digitar nesta coluna.
  • Cliente - selecione o cliente correspondente ao pedido. Caso não esteja cadastrado ainda, volte na planilha Ad-Clientes e cadastre-o.
  • Valor do pedido - é o valor total da compra que o cliente fez ainda sem sem os descontos.
  • Frete - adicione se houver, ou deixe em branco.
  • Status da Entrega - também poderia ser status do pedido. Selecione esta informação se houver.
  • Desconto em % - aplique um desconto no pedido em percentual. Tenha o total do desconto na coluna I.
  • Taxa em % - é o valor que sobrepõe o valor do pedido. Adicione em forma de porcentagem, caso tenha um valor da taxa, o ideal é embutir diretamente no valor do pedido, ou transformar em percentual e aplicar.
  • Proporção - seria o valor proporcional da taxa.
  • Valor total do pedido - este é o valor de venda, após supostas taxas e o eventual desconto. Calculado automaticamente.
  • Prazo de Pagamento - selecione.
  • Forma de Pagamento - selecione.
  • Quitado? Digite SIM ou NÃO.
  • Status do Pedido - selecione.
  • Obervação - digite, se houver.
  • Vendedor - selecione se houver.
  • Comissão - é a comissão do vendedor. Digite se houver.
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Entrada de Materiais no Estoque

Aqui o usuário tem como objetivo lançar os itens, que podem ser produtos e, ou serviços na planilha. Embora não haja estocagem de serviços, é possível utilizar a planilha para esta finalidade, alterando alguns cabeçalhos para ajustar de acordo com seu negócio. É por isso, que as vezes você ler a palavra SERVIÇOS.

Entrada no Estoque

Vamos ver os cabeçalhos:

  • Data - entre com a data do lançamento de entrada do item no estoque.
  • Fornecedor - selecione-o se houver.
  • Nota Fiscal - digite a NF, caso a tenha.
  • Quantidade -  é a quantidade do item a ser lançado.
  • Código do Item - Selecione o código que foi adicionado lá no cadastro do item em questão.
  • Daqui para frente, tudo será preenchido automaticamente, exceto a coluna j - MOTIVO DA ENTRADA, que pode ser uma informação útil. Se não usar esta coluna pode ocultá-la.

Prontinho... O item foi lançado e você já pode consultar se na planilha SALDO se o saldo foi atualizado lá.

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Saída de Materiais - Lançamento de vendas

Praticamente como o lançamento de entrada, as saídas também tem várias colunas com cálculos automáticos. Vamos destacar apenas os cabeçalhos que são editáveis e os que podem ser selecionados.

Saída de materiais do estoque

  • Data - insira a data de saída dos itens.
  • Código do Item - selecione o código do item em uma lista suspensa.
  • As colunas com a descrição do item e a unidade de medida serão preenchidas automaticamente.
  • QTDE - é a quantidade do item vendido, ou transferido.
  • Custo Unitário - é o custo do item adicionado no momento do cadastro e talvez não seja relevando. Neste caso esta coluna pode ser escondida.

Nota: A coluna G com o CUSTO TOTAL DO ITEM está oculta por padrão, mas pode ser reexibida. Basta selecionar nas colunas F e H, clicar em qualquer parte selecionada com o botão direito do mouse e clicar em Re-exibir.

  • Número do Pedido - Digite aqui o número do pedido se houver. Em seguida aparecerá o nome do cliente na coluna à direita.
  • Preço de Venda Unitário - esta é a última inserção para este lançamento. Digite o preço real do item vendido para cada cliente. Provavelmente está no pedido e se você concedeu algum desconto digite o preço de venda líquido.
  • As colunas à frente são calculadas automaticamente. E você verá:
Total do item vendido Lucro Bruto Por Unidade Lucro Bruto Total do Item Margem de Lucro Bruta

Agora, todos estes dados são reais porque foram calculados sobre um valor unitário real inserido na coluna J - Preço de Venda unitário.

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A planilha Saldo do Estoque

Nesta planilha, todos os resultados são puxados automaticamente. Apenas analise os resultados para Saldos e Valores de Estoque.

Planilha de saldos do estoque

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Planilha de Alerta de Compras

Nesta planilha você vai definir a quantidade máxima que poderá armazenar cada item do estoque. Esta informação serve para que a planilha exiba notificações sobre o saldo restante a margem de estoque minimo e por fim emita um alerta de compra.

Planilha de estoque alerta de compras

Na coluna H defina e digite a quantidade máxima que cada item dever ter armazenada no estoque. No topo da tabela você pode modificar os percentuais pre-definidos.

Quando chegar o momento de fazer compras, filtre os itens a serem comprados na posição de alerta, copie e cole em um editor, ou uma pasta de trabalho diferente e envie para cotação.

O filtro deve ser feito clicando na seta, no cabeçalho e ativando apenas os dados que serão escolhidos para compra, ou para análise. Para desfazer o filtro basta clicar na seta novamente e limpar os filtros.

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Análise de Vendas - R-Vendas

Se você estiver trabalhando com vendas dos itens de estoque, essa planilha vai lhe ajudar a ver um relatório na tabela de saída sobre os valores das vendas, a quantidade de vendas de um produto e também a quantidade vendida de cada produto.

A tabela dinâmica foi retirada porque havia muitas reclamações de que ela não atualizava. Tabelas dinâmicas e Macros podem causar problemas de atualização. Agora a planilha tem uma funcionalidade melhor e ficou mais leve. Subir ↑

Relatório das vendas

Planilha de Estoque e Vendas

Esta  outra planilha diz respeito aos totais de vendas, praticamente como a tabela dinâmica, mas ela exibe todos os itens e uma barra relativa a quantidade de vendas de cada item. A vantagem é que esta planilha atualiza automaticamente, porque contém fórmulas para fazer isso.

Da mesma forma, é possível filtrar resultados de qualquer coluna nesta tabela. Além disso, tem o relatórios da venda com o preço mais alto de cada item, podendo também selecionar o item individualmente para ver os detalhes.

Selecionar Item Vendido

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A Planilha INFO

A planilha Info mostra informações importantes, que provavelmente você já leu antes de acessar este manual. Ela exibe algumas orientações necessárias e resumidas. Mantenha esta planilha para o bom funcionamento de toda a pasta de trabalho e não exclua. Por outro lado, você pode ocultá-la se desejar.

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