Como usar o Excel como um livro contábil geral

Hoje, minha dica é sobre como usar o Excel como um livro contábil geral. Se você tem uma pequena empresa com poucas transações e é um proprietário experiente pode usar o Excel como um substituto para o software de contabilidade.

O Microsoft Excel tem todas as ferramentas necessárias para criar e manter um razão geral. No entanto, é necessário ter um sólido conhecimento e entendimento de contabilidade básica. E também, uma atenção aos detalhes minuciosos.

Para os proprietários de empresas que não têm certeza se estão prontos, ou têm recursos para investir em software de contabilidade, o Excel pode ser um bom local para começar a manter registros contábeis até que o software de contabilidade seja adquirido. Mesmo assim, a fonte de informações adequada para isso é sempre um profissional de contabilidade.

Usando o Excel como um Razão Geral

Esta é uma configuração simples de manutenção de registros. Primeiramente, deve incluir colunas para a data da transação, descrição da transação e um número de referência, como números de fatura, ou cheque.

As colunas seguintes, listarão cada uma das contas a serem usadas durante o ano. Deve-se pensar cuidadosamente na seleção de contas, pois será difícil voltar atrás e fazer alterações mais tarde.

Da esquerda para a direita, as primeiras contas listadas devem ser contas de demonstração de resultados. E elas começam com as receitas e terminam com as despesas. Em seguida, serão as contas de ativos e contas de responsabilidade. E finalmente, todas as contas de capital próprio.

O razão geral usa contabilidade de dupla entrada para acompanhar todas as transações da empresa. Além disso, é importante ter uma sólida compreensão desse conceito antes de começar a usar o Excel como razão geral.

O que é contabilidade de entrada dupla?

Se esta for uma nova empresa, a primeira transação provavelmente será o capital investido na empresa. Por exemplo, digamos que um empreendedor decida abrir uma oficina mecânica. Ele tem R$ 50.000,00 de poupança para iniciar o negócio e abre uma conta corrente de negócios com os fundos.

Se estiver usando conceitos de contabilidade de dupla entrada, o empreendedor sabe que esta transação aumentará a conta de caixa da empresa, como entrada de débito. E portanto, será compensada por um aumento na conta de patrimônio líquido do proprietário, como entrada de crédito. Neste sistema Excel, todas as entradas de débito devem ser registradas como valores positivos, enquanto todas as entradas de crédito devem ser registradas com valores negativos.

Exemplo de contabilidade de entrada dupla

Neste exemplo, o empreendedor deve inserir a data da transação e uma descrição como: investimento de capital, na primeira linha da planilha. Em seguida, ele colocará uma entrada positiva de R$ 50.000,00 na coluna da conta CAIXA da planilha. E em seguida, uma entrada negativa de R$ 50.000,00 na coluna da conta patrimônio líquido, da planilha. Para verificar os números, ele deve usar uma fórmula Soma para garantir que todas as entradas em cada linha somam zero dólares.

A partir daí, o dono da oficina continuará a inserir uma linha para cada transação. Se ele comprar equipamentos com dinheiro da empresa, terá que inserir uma transação para exibir um débito, ou entrada positiva na coluna equipamento da conta e um crédito ou entrada negativa na coluna caixa da conta. Se ele vender serviços de usinagem para um cliente, deverá registrar um crédito na conta receita e um débito em uma conta patrimonial.

Por fim, o total de cada coluna da conta deve ser adicionado na parte inferior da planilha. A soma de todas as contas de receita pode ser adicionada para calcular o lucro líquido atual . Outras colunas podem ser configuradas conforme necessário para calcular, por exemplo, ativos totais, passivos totais e patrimônio total.

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