Nesta página, você vai aprender como usar a planilha de cotação de preços no Excel, para até 5 fornecedores e 100 itens de compra. A planilha de cotação de preços disponível no site Tudo Excel é uma ferramenta prática para calcular e comparar preços, especialmente útil para quem deseja gerenciar cotações de produtos ou serviços.
Esta ferramenta oferece uma interface amigável e acessível, permitindo que os usuários insiram dados de forma eficiente e obtenham resultados precisos rapidamente. Além disso, a planilha é personalizável, o que possibilita adaptá-la às necessidades específicas de cada usuário ou empresa.
A planilha de cotação permite que usuários registrem detalhes de produtos e serviços, como descrição, quantidade, preço unitário e fornecedor. Com esses dados, calcula automaticamente o preço total e possibilita a comparação clara de cotações, ajudando na escolha da opção mais vantajosa. Abaixo está um guia detalhado sobre como utilizá-la:
Índice
Etapas para Usar a Planilha de Cotação de Preços
Se você ainda não adquiriu a planilha de cotação de preços com até 5 fornecedores e suporte para até 100 itens, então acesse o link para comprar:
1. Baixar a Planilha
- Acesse o site Tudo Excel e procure pela seção de planilhas gratuitas.
- Localize a planilha específica para cotação de preços e clique no botão de download.
- Certifique-se de que você tenha o Microsoft Excel ou outro software compatível com arquivos .xlsx instalado em seu computador.
2. Configurar os Dados Iniciais
É aqui que você começa usar a planilha de cotação de preços. Após abrir a planilha no Excel:
- Identifique as colunas principais: Geralmente, as colunas incluem informações como “Fornecedor”, “Produto/Serviço”, “Quantidade”, “Preço Unitário” e “Preço Total”.
- Personalize os campos: Substitua os exemplos fornecidos pelos dados reais dos fornecedores e produtos que você deseja cotar.
3. Inserir Informações dos Fornecedores
- Na coluna destinada aos fornecedores, insira os nomes ou identificações dos fornecedores com quem você está negociando.
- Adicione detalhes relevantes, como contatos ou condições específicas (prazo de entrega, descontos etc.), caso haja espaço na planilha.
4. Preencher os Produtos/Serviços
- Liste todos os produtos ou serviços que estão sendo cotados.
- Inclua descrições detalhadas para facilitar a identificação posterior.
5. Inserir Quantidades e Preços
- Na coluna “Quantidade”, insira o número necessário para cada produto ou serviço.
- Na coluna “Preço Unitário”, adicione o valor cobrado por unidade pelo fornecedor correspondente.
- Certifique-se de usar valores numéricos corretos para evitar erros nas fórmulas automáticas da planilha.
6. Verificar os Cálculos Automáticos
A planilha geralmente possui fórmulas pré-configuradas. você deve usar a planilha de cotação de preços para não apagar as fórmulas.
- O campo “Preço Total” calcula automaticamente o valor total multiplicando a quantidade pelo preço unitário.
- Exemplo: Se você inserir 10 unidades com um preço unitário de R$ 50,00, o preço total será calculado como R$ 500,00.
Caso algum cálculo não esteja funcionando:
- Verifique se as células contêm fórmulas ativas (geralmente visíveis na barra superior do Excel).
- Reative as fórmulas manualmente se necessário.
7. Comparar Ofertas com a planilha de cotação
Depois que todas as informações forem inseridas:
- Compare os preços totais entre diferentes fornecedores para identificar qual oferece a melhor relação custo-benefício.
- Utilize filtros (no menu “Dados” do Excel) para organizar os resultados por menor preço ou outras condições desejadas.
8. Personalizar e Salvar
Ao usar a planilha de cotação de preços, é importante salvar as alterações sempre que alterar algum dado.
Antes de finalizar:
- Adicione observações importantes sobre cada fornecedor ou produto (se houver espaço na planilha).
- Salve o arquivo com um nome descritivo, como “Cotação_Produtos_Mês_Ano.xlsx”.
- Caso precise enviar a cotação por e-mail, exporte-a em formato PDF diretamente pelo Excel.
9. Atualizar a Planilha Regularmente
Se for uma cotação recorrente:
- Atualize periodicamente as informações conforme novos preços forem recebidos dos fornecedores.
- Mantenha uma cópia original da planilha antes das alterações para referência futura.
Manual da Planilha de Cotação de Preços
A planilha de cotação de preços ajuda o comprador a aperfeiçoar suas compras e economizar dinheiro. Isso, porque ele pode selecionar fornecedores que vendem mais barato.
Para alimentar a planilha de cotação de preços, você só precisa de três preenchimentos básicos:
- Cadastre os fornecedores com seus respectivos contatos.
- Adicione os itens que você vai cotar com códigos e marcas.
- Adicione os preços, quantidade e unidade de medida.
E além disso, poderá selecionar itens com preços menores, calculados automaticamente pela planilha de cotação.
O Cadastros de Fornecedores e da Cotação
- Definimos isso para ser a primeira etapa da planilha.
- Nesta tabela o comprador cadastra o número da cotação, ou pode deixar o código automático, gerado a partir da data do dia.
- Em seguida deve cadastrar a data, o nome da empresa e os fornecedores participantes da cotação. Além dos respectivos contatos.
Pronto. Este é o primeiro passo para realizar a cotação de preços de produtos, ou serviços.
NOTA: Fique atento às células com fórmulas e tenha cuidado para não apagá-las.
Como Alimentar a Planilha de Cotação?
O segundo passo é alimentar a planilha de cotação, ou seja, inserir os itens de compra. Abra a planilha "INSERIR ITENS" e digite no máximo 100 itens, que é a quantidade máxima para cotar na planilha!
Esta planilha no entanto, exige que se tenha muito cuidado, porque várias colunas contêm fórmulas em suas células. Portanto, vale observar que na linha de número 5, algumas células do cabeçalho estão na cor BRANCA. E somente nestas colunas, é que se pode digitar dados referentes aos itens que serão cotados, por exemplo:
- Código do item
- Nome do Produto
- Qtde
- Unidade de Medida
- Preço Unitário
Entre com os preços unitários dos itens de cada fornecedor, e os totais, a planilha de cotação calcula automaticamente.
Relembrando: os cabeçalhos das colunas que podemos digitar: CÓDIGO DO ITEM, NOME DO PRODUTO, QUANTIDADE, MEDIDA, PREÇO 1 UNITÁRIO, PREÇO 2 UNITÁRIO, PREÇO 3 UNITÁRIO, PREÇO 4 UNITÁRIO e PREÇO 5 UNITÁRIO.
Após preencher todos estes campos, os preços totais dos itens serão calculados automaticamente. Então, o próximo passo é fazer a análise da cotação dos preços de todos os itens na planilha.
Como analisar a Planilha de Cotação?
Esta etapa é sem dúvida a mais fácil, poque você não precisa adicionar nada, apenas analisar os fornecedores com os menores preços. E logo depois, selecionar os melhores preços, para fechar a compra. Você pode selecionar itens mais baratos de cada fornecedor na planilha "IMPRIME" depois de analisar os dados aqui.
Já vimos que a planilha suporta no máximo 100 itens. Portanto, se você não tem conhecimentos com funções e fórmulas do Excel, recomendamos não alterar essa quantidade.
Um dado interessante nessa planilha, é o filtro de busca. Se sua cotação não atingiu os 100 itens, é possível limpar os valores ZERO (0) da planilha, aplicando a opção Filtrar Dados.
Na célula B2, selecione-a, para ver um comentário, em seguida clique na seta para exibir a caixa suspensa. Desmarque a opção que estiver com valor ZERO (0) e perceba que a planilha só vai exibir as células que apresentam valores acima de ZERO (0).
Isso também pode ser feito para o item que você não deseja analisar, ou quer excluir da cotação.
Note, que na última coluna da cotação, aparecem os fornecedores, um por linha, que ganharam a cotação do respectivo item. Neste caso, pode ser feita a compra do item em cada fornecedor, mas ainda tem a planilha IMPRIMIR onde os fornecedores podem ser filtrados e refinados ainda mais.
Refinar a Cotação e Imprimir
Por fim, vamos ver quais fornecedores ganharam tais itens. Esta é a melhor parte da planilha de cotação. Filtrar os resultados por fornecedor.
Primeiro passo: Selecione a Célula C3 e logo aparece ao lado direito uma seta para exibir uma caixa suspensa, que é um menu de validação de dados, para selecionar o fornecedor.
Clique nessa seta e selecione um dos fornecedores da lista. Feito isso, aparecem os itens que o fornecedor ganhou na cotação. Caso contrário os valores aparecerão em ZERO (0) isso significa, que o fornecedor não ganhou nenhum item da cotação.
O próximo passo é limpar os valores ZERO (0) da cotação, para o fornecedor selecionado. Na célula C4 clique na seta para filtrar o resultado e desmarque a caixinha VAZIAS, OU COM VALOR ZERO (0).
É possível ocultar itens da cotação, desmarcando-os nesta planilha. Posteriormente, pode remarcar e visualizar estes itens.
A cotação está pronta para ser aprovada, para a compra dos itens. Depois de tudo isso, faça você mesmo, as contas de quanto pode ter economizado.
Sempre guarde uma cópia da planilha de cotação de preços, para eventuais erros que possam ser cometidos durante a alimentação da pasta de trabalho atual.
Porque é importante fazer cotação de preços em fornecedores?
Fazer a cotação de preços em fornecedores é uma etapa essencial para qualquer empresa. Em um mercado competitivo, é fundamental buscar as melhores opções, tanto em termos de qualidade quanto de preços. Essa prática permite comparar as ofertas disponíveis no mercado e garantir que a empresa esteja fazendo um bom negócio.
Ao fazer a cotação de preços, a empresa tem a oportunidade de negociar com os fornecedores e buscar as melhores condições de pagamento. Além disso, essa prática ajuda a identificar as diferenças entre os produtos oferecidos e suas respectivas vantagens e desvantagens. Dessa forma, é possível tomar uma decisão mais assertiva e escolher o fornecedor que melhor atenda às necessidades da empresa.
Outro benefício de fazer a cotação de preços é a possibilidade de economizar recursos financeiros. Ao buscar as opções mais baratas no mercado, a empresa consegue reduzir seus custos de produção e aumentar sua margem de lucro. Além disso, essa prática evita gastos desnecessários e auxilia no controle do orçamento empresarial.
O que é uma cotação de preços de materiais?
Uma cotação de preços de materiais é um processo fundamental para empresas que desejam realizar compras de maneira estratégica e econômica. Trata-se de uma pesquisa de mercado em que são solicitados orçamentos aos fornecedores para comparar os preços e condições oferecidos.
Essa prática permite que as empresas tenham uma visão clara do mercado, identificando os melhores fornecedores e obtendo as melhores condições de negociação. A cotação de preços de materiais também envolve a análise de outros aspectos, como prazos de entrega, qualidade dos produtos e formas de pagamento.
Por que usar uma planilha de cotação de preços nos fornecedores?
Uma planilha de cotação de preços nos fornecedores é uma ferramenta eficiente para organizar as informações obtidas durante o processo de cotação. Além de facilitar a comparação entre os diferentes fornecedores, a planilha também permite uma análise mais detalhada, proporcionando uma visão completa das opções disponíveis.
Ao realizar uma cotação de preços de materiais, é importante considerar não apenas o preço mais baixo, mas a relação custo-benefício, levando em conta a qualidade do produto, a reputação do fornecedor e outros fatores relevantes para a escolha.
Quem deve fazer cotação de preços nos fornecedores?
É recomendado que os setores de compras e suprimentos sejam os responsáveis pela realização da cotação de preços nos fornecedores. Essas áreas possuem o conhecimento e a expertise necessários para analisar e comparar as diferentes opções disponíveis no mercado. Além disso, possuem também uma visão ampla das necessidades da empresa, permitindo que as cotações sejam realizadas de forma alinhada com os objetivos e demandas internas.
Um profissional capacitado em negociações e análise de preços também deve ser envolvido nesse processo. Essa pessoa deve possuir habilidades de negociação, conhecimento do mercado e capacidade analítica para identificar as melhores oportunidades e analisar as propostas apresentadas pelos fornecedores.
Com o apoio de uma equipe dedicada e especializada, as cotações de preços nos fornecedores podem ser realizadas de forma mais eficiente e estratégica.
Atividade Colaborativa
Vale ressaltar que a cotação de preços nos fornecedores pode ser uma atividade colaborativa, envolvendo diferentes áreas da empresa. Os setores de produção, financeiro e até mesmo os responsáveis pelos projetos podem contribuir com informações relevantes para a cotação, garantindo que todas as necessidades e demandas sejam adequadamente consideradas.
Uma forma de promover essa colaboração é a criação de um comitê de compras, composto por representantes de diferentes setores. Esse comitê pode ser responsável por definir diretrizes e critérios para as cotações, analisar os resultados e propor decisões conjuntas baseadas nas necessidades e objetivos da empresa. Por exemplo:
| Setor | Função |
|---|---|
| Compras e Suprimentos | Responsáveis pela realização da cotação de preços nos fornecedores. Possuem o conhecimento e a expertise necessários para analisar e comparar as diferentes opções disponíveis no mercado. |
| Profissional capacitado em negociações e análise de preços | Envolvido no processo de cotação, possuindo habilidades de negociação, conhecimento do mercado e capacidade analítica para identificar as melhores oportunidades. |
| Diferentes áreas da empresa | Podem contribuir com informações relevantes para a cotação, garantindo que todas as necessidades e demandas sejam adequadamente consideradas. |
Conclusão
Este é o manual para você usar a planilha de cotação de preços, com maior segurança. Após discutir a importância de fazer cotação de preços nos fornecedores, é evidente que essa prática traz diversos benefícios para as empresas. Através da cotação de preços, é possível otimizar as compras, garantir as melhores condições de negócio e reduzir custos.
Uma planilha de cotação de preços nos fornecedores pode ser uma ferramenta fundamental nesse processo, oferecendo uma análise mais eficiente e organizada das informações. Além disso, é essencial envolver os setores de compras e suprimentos, bem como profissionais capacitados em negociações e análise de preços para obter os melhores resultados.
Portanto, a cotação de preços nos fornecedores deve ser uma prática constante e estratégica em qualquer empresa que busca se destacar no mercado. Ao adotar essa metodologia, é possível realizar compras mais assertivas, aproveitar as melhores oportunidades e, consequentemente, impulsionar o crescimento do negócio.
