Adicionar uma linha de Total e subtotal na planilha de Excel é muito fácil de fazer e isso pode ser feito manualmente na última linha de dados. Mas adicionar uma linha total em uma tabela é um pouco diferente, uma vez que a tabela tem seu formato próprio e permite adicionar resultados automaticamente.

Nest arquivo vamos aprender como como adicionar uma linha de total ou subtotal a uma tabela no Excel e escolher as opções mais simples como contagem, soma, média, etc.

Adicionar uma linha de total na tabela do Excel

Se tivermos uma tabela no Excel com dados numéricos, podemos facilmente adicionar uma linha total a ela. Por exemplo, digamos que temos uma tabela com produtos, quantidades, preços e datas.

Queremos saber quanto custou todos os produtos da tabela e quantos itens também foram comprados. Não a quantidade de item, mas a contagem deles.

Quer aprender como adicionar a linha Total na tabela? Então siga estas etapas:

• Clique em qualquer parte da tabela.
• Localize e clique na guia Design da Tabela e ative a opção Linha de Totais.

Quando você ativa Linha de Totais, surge uma linha no final da tabela com o título Total.

Mas em alguns casos você não que o total mostrado pelo Excel. Então, para adicionar uma linha de total, clique em qualquer célula da linha Total e selecione o valor que deseja exibir.

Em nosso exemplo, queremos saber quantos itens foram comprados (a contagem de itens = 6) e o custo total destes itens (= a R$ 47,70).

Com esta opção, você ainda pode escolher o preço mínimo e o preço máximo da compra, a média de preço e outras fórmulas em Mais funções. Além disso pode escolher outras opções ou Nenhum, se desejar manter a célula vazia.

Adicionar linha de subtotal na tabela

Na verdade, não podemos adicionar linhas de subtotal em uma tabela automaticamente. No entanto, podemos converter a tabela em um intervalo normal e, em seguida, aplicar o recurso Subtotal para adicionar linhas de subtotal no intervalo automaticamente. Podemos então, adicionar uma linha de total antes de criar a tabela também, para que ela fique acima ou pode adicionar em alguma coluna ao lado.

• Selecione a tabela, clique com o botão direito e clique em Tabela > Converter em intervalo no menu de contexto.
• Ou, clique em qualquer parte da tabela, vá para a faixa de opções Design da Tabela e no grupo Ferramentas clique em Converter em Intervalo.

Clique em SIM para concluir a conversão.

Filtrar subtotais com Filtro de dados

Uma maneira muito fácil de ver subtotais em uma planilha é filtrar dados de determinada coluna. Digamos que você tem uma planilha e quer analisar apenas o que foi comprado em uma data específica. Nosso exemplo mostra exatamente isso!

Neste exemplo, vamos ver quais os itens foram comprados no dia 22/08/2022 e como já temo a linha total que criamos quando a planilha tinha o formato de tabela, só precisamos criar o filtro do subtotal.

• Clique na guia Dados, localize o grupo Classificar e Filtrar e clique no botão Filtro.
• No cabeçalho de cada coluna da planilha surge uma seta.

• Clique na seta da coluna DATA e desmarque tudo. Depois marque apenas a data específica que deseja filtrar. Em nosso teste é 22/08/2022.

• Clique em OK.
• Todas as outras informações da planilha, exceto a data que você selecionou ficaram ocultas e na linha Total você está vendo apenas os produtos comprados na data selecionada 22/08/2022.

Adicionando subtotais com estrutura de tópicos

Agora vamos aprender a segunda opção de adicionar subtotal na planilha, desta vez, com dados estruturados. Você não precisa dos filtros de dados da lição agora.

Para esta opção de subtotal você deve ter sua planilha convertida para um intervalo normal, como já dissemos na lição anterior.

Vá para a faixa de opções DADOS, depois Estrutura de Tópicos no grupo Revisão. Em seguida clique em Subtotal.

Na caixa de diálogo Subtotais selecione os seguintes temas:

1. A cada alteração em: selecione DATA.
2. Usar função: selecione SOMA.
3. Adicionar subtotais a: selecione a linha onde os subtotais devem aparecer. Em nosso exemplo é PREÇO. Não selecione uma coluna vazia, se o fizer os resultados de subtotais serão ignorados.
4. Deixe marcados as opções: Substituir subtotais atuais e Resumir abaixo dos dados
5. Clique em OK - para adicionar uma linha de total.

Você pode formatar as cores dos subtotais manualmente, alterando cores da fonte, negrito, cor de fundo, etc, para destacar do restante da planilha.

Para remover es estrutura de tópicos, selecione uma célula dentro do intervalo da planilha, volte em DADOS > Estrutura de Tópicos > Subtotal e clique em Remover Todos.

Você ainda pode formatar como tabela depois de criar os subtotais. Compre um livro de Excel!

Conclusão

Adicionar linhas de total e subtotal no Excel é uma habilidade essencial que transforma dados brutos em informações organizadas e fáceis de interpretar. Como vimos, o Excel oferece múltiplas abordagens para essa tarefa: desde o método manual com fórmulas simples até recursos automatizados como a função SUBTOTAL e as Tabelas Dinâmicas.

A escolha do método ideal depende da complexidade dos seus dados e da frequência com que você precisa atualizar os cálculos. Para análises básicas, a função SOMA é suficiente. Já para relatórios mais elaborados com múltiplos níveis de agrupamento, o recurso de Subtotais Automáticos economiza tempo e reduz erros.

Dominar essas técnicas não apenas melhora a apresentação visual das suas planilhas, mas também aumenta significativamente sua produtividade no trabalho com dados financeiros, inventários e relatórios gerenciais

Perguntas Frequentes

1. Qual a diferença entre SOMA e SUBTOTAL no Excel?

A função SOMA calcula todos os valores do intervalo, incluindo outras fórmulas SOMA. Já a função SUBTOTAL ignora automaticamente outras células com SUBTOTAL, evitando contagem duplicada. Além disso, SUBTOTAL pode ignorar linhas ocultas ou filtradas (usando código 109), enquanto SOMA sempre inclui todos os valores visíveis ou ocultos no cálculo.

2. Como fazer subtotal automático aparecer em negrito?

Após aplicar o recurso de Subtotais Automáticos (Dados > Subtotal), selecione as células com os totais, clique com botão direito e escolha "Formatar Células". Na aba "Fonte", selecione "Negrito". Você também pode usar Ctrl+N após selecionar as linhas de subtotal. A formatação condicional é outra opção eficiente para destacar automaticamente.

3. É possível adicionar subtotais em tabelas filtradas?

Sim, use a função SUBTOTAL com código 109 para SOMA ou 103 para CONT.VALORES. Essas versões da função ignoram automaticamente as linhas ocultas por filtros, calculando apenas os dados visíveis. Isso é ideal para relatórios dinâmicos onde você precisa totalizar diferentes visualizações dos mesmos dados sem alterar fórmulas.

4. Como remover subtotais automáticos do Excel?

Vá até a aba "Dados", clique em "Subtotal" e na janela que abrir, clique no botão "Remover Todos" localizado no canto inferior. Isso eliminará todos os subtotais e agrupamentos criados automaticamente, retornando a planilha ao estado original. As linhas adicionadas pelo recurso serão excluídas automaticamente.

5. Posso usar subtotais em múltiplos níveis hierárquicos?

Sim, o Excel permite criar até três níveis de subtotais hierárquicos. Primeiro, ordene os dados pela coluna principal, aplique o primeiro subtotal. Depois, sem remover o anterior, aplique novamente escolhendo a segunda categoria. O Excel criará agrupamentos aninhados com botões numerados (1, 2, 3) para expandir/recolher cada nível.