Melhor Planilha de Cotação de Preços nos Fornecedores

Descubra a melhor planilha de cotação de preços nos fornecedores, feita em Excel e obtenhas resultados incríveis em suas compras. Separe o melhor preço, no fornecedor mais barato e economize dinheiro.

A gestão eficiente de compras é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. Uma planilha de cotação de preços bem estruturada pode representar a diferença entre lucros saudáveis e prejuízos desnecessários. Segundo dados do SEBRAE, empresas que adotam processos organizados de cotação conseguem reduzir custos operacionais em até 30%.

Este guia completo apresenta tudo o que você precisa saber sobre planilhas de cotação de preços, desde sua estrutura básica até funcionalidades avançadas que podem transformar completamente seu processo de compras.

Se você precisa cotar vários itens nos fornecedores e comprar mais baratos, então confira essa Planilha de Cotação de Preços no Excel. Ela foi desenvolvida para ser a melhor ferramenta de controle de compras para avaliar preços em fornecedores de forma rápida e fácil. É possível comparar itens de até 5 fornecedores e é o modelo ideal para você economizar dinheiro.

Por que usar uma planilha de cotação de preços?

No contexto contemporâneo de mercados altamente competitivos e globalizados, a eficiência na gestão de custos e a escolha criteriosa de fornecedores são elementos cruciais para o sucesso organizacional. A planilha de cotação de preços emerge, nesse cenário, como uma ferramenta indispensável para a otimização de processos de aquisição, permitindo uma análise comparativa detalhada e fundamentada dos preços oferecidos por diversos fornecedores.

Este ensaio propõe uma investigação aprofundada sobre as características que definem a melhor planilha de cotação de preços, considerando aspectos como a precisão dos dados, a facilidade de uso e a capacidade de integração com outros sistemas de gestão empresarial.

Por meio de uma análise crítica da literatura e estudos de caso, busca-se propor um modelo que atenda às necessidades operacionais e promova sustentabilidade e inovação. Este estudo oferece contribuições valiosas para a gestão de suprimentos, beneficiando pesquisadores e profissionais na melhoria de práticas de aquisição.

Este modelo de orçamento simplifica a geração de cotações simples e precisas. Portanto, é possível imprimir o resultado do fornecedor que tem os melhores preços. Além disso, você pode classificar os melhores preços das mercadorias, ou dos serviços, por item para cada fornecedor e economizar muito dinheiro.

O que é uma cotação de preços?

Uma cotação de preço, cotação de venda ou cotação de serviço pode ser um contrato juridicamente vinculativo entre um fornecedor e um cliente para fornecer produtos e, ou serviços a um preço predefinido. Quando o cliente aceita a cotação, essa mesma cotação poderá se reverter em uma fatura.

Um modelo de cotação é um documento importante usado nos negócios. Você prepararia o modelo para indicar todos os detalhes de preços dos produtos e, ou serviços oferecidos. Também pode conter um detalhamento do trabalho que você fará para o seu cliente.

Quando uma pessoa quer saber quanto vai gastar em bens ou serviços, pode solicitar um orçamento em vários fornecedores. Dessa forma, com os dados em mãos, o comprador adiciona-os na planilha de cotação de preços. Isso significa, cotar para economizar dinheiro!

Como utilizar a planilha?

Veja a seguir, como utilizar a planilha. Ela possui opção de cadastro, folha de inserir itens, tabela de análise e impressão - que finaliza a cotação, com uma apuração mais precisa. Primeiro faça o download gratuitamente, em seguida veja os tópicos de ajuda.

Você pode baixar grátis a planilha e fazer testes

Baixar planilha demonstrativa de 5 fornecedores e até 100 itens.

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Tem a opção de comprar esta e outras planilhas sem os links do site. Teste e compre a versão completa!

Outras Planilhas

• Planilha de Controle de Estoque
• Planilha de Fluxo de Caixa
• Construção e Reformas no Excel
• Planilha de Controle de Débitos
• Planilha de Estoque e Vendas

Conhecendo a Planilha de Cotação de Preços

• Primeiramente, acesse a planilha de cadastro, para cadastrar os fornecedores, os nomes dos contatos e os telefones as empresas.
• Cadastre também o número da cotação, a data e o nome da empresa, ou se preferir coloque o nome do solicitante.
• Estes dados aparecerão nos cabeçalhos das outras planilhas. Verifique se realmente estão corretos e vá para a planilha Inserir itens.

Inserir os itens na planilha de cotação de preços

• Preencha o código do produto, ou do serviço, na coluna A - Código - comece pela célula A6. Note que já existem algumas linhas preenchidas simbolicamente, para facilitar a ilustração da planilha.
• Preencha também a descrição, a quantidade, a unidade de medida correta e o preço unitário. Note porém, que as colunas PREÇO 1 TOTAL, PREÇO 2 TOTAL, PREÇO 3 TOTAL, PREÇO 4 TOTAL E PREÇO 5 TOTAL não devem ser preenchidas. Somente, porque já fazem o cálculo automático da quantidade X o preço unitário.

Tabela de Análise da Cotação

• Nessa planilha de cotação de preços não é necessário digitar absolutamente nada. A tabela é uma referência do que você alimentou na tabela - Inserir Itens. Apenas os itens, podem ser avaliados com o valor mínimo de cada item por fornecedor.
• Clique na célula B3, que está na cor amarela e leia o comentário para entender. Em seguida, para filtrar os resultados e limpar as células vazias, selecione todas na caixa suspensa e desmarque - células vazias.
• Caso queira comprar todos os itens do mesmo fornecedor e utilizar esta tabela, basta desmarcar VAZIAS. Ou se preferir pode acessar a planilha - IMPRIMIR - selecionar o fornecedor e pegar a aprovação da diretoria de compras.

Finalizar a avaliação da compra

Clique na seta do filtro em qualquer das colunas e desmarque - Células Vazias. Todas as células que estiverem com 0 - ZERO, ou vazias, ficarão ocultas e a quantidade de páginas para impressão certamente diminuirá. A visualização da página também ficará reduzida, apenas com a quantidade de itens relacionados.

Nota: A planilha de cotação de preços está formatada para suportar até 100 itens e no máximo até 5 fornecedores. Você pode consultar mais dados na página de download no Guia de Compra, que desenvolveu esta planilha.

Sempre que você baixar, ou comprar uma planilha na internet, certifique-se da compatibilidade com seu sistema operacional e a versão do Excel que você está usando.

Características Básicas de uma Planilha de Cotação de Preços

Características	Descrição
Organização dos Dados	Permite listar itens, quantidades, preços unitários, impostos e valores totais por fornecedor.
Comparação Automática	Calcula automaticamente os custos totais para facilitar a comparação entre diferentes propostas sem precisar usar uma calculadora.
Personalização	Pode ser adaptada para incluir colunas adicionais como prazos de entrega ou condições especiais.
Facilidade de Uso	Interface simples que permite entrada rápida de dados e visualização clara das informações.
Cálculos Automatizados	Realiza cálculos automáticos como somas, médias e percentuais para evitar erros manuais.
Compatibilidade com Softwares Populares	Disponível em formatos compatíveis com Excel, Google Sheets ou outros programas similares.
Histórico das Cotações	Possibilidade de armazenar cotações anteriores para consultas futuras ou auditorias internas.

Dicas de Uso para Máxima Eficiência

1. Defina Critérios Claros Além do Preço

Embora o preço seja importante, não deve ser o único fator decisório. Estabeleça critérios ponderados como:

• Qualidade do produto ou serviço
• Prazo de entrega
• Condições de pagamento
• Garantia e suporte pós-venda
• Reputação e solidez do fornecedor
• Certificações e compliance

Atribua pesos a cada critério conforme a relevância para seu negócio e crie uma pontuação final que combine todos os aspectos. Use a melhor planilha de cotação de preços para lucrar no ambiente de compras, com os maiores descontos

2. Mantenha uma Base de Fornecedores Atualizada

Crie um cadastro completo com dados de contato, especialidades, histórico de transações e avaliações de desempenho. Revise periodicamente essa base, incluindo novos fornecedores e removendo aqueles que não atendem mais seus padrões.

3. Padronize as Especificações

Ao solicitar cotações, seja extremamente específico sobre o que precisa. Forneça descrições detalhadas, especificações técnicas, quantidades exatas e quaisquer requisitos especiais. Cotações com base em informações imprecisas levam a comparações injustas e problemas futuros.

4. Estabeleça Prazos Realistas

Determine um prazo adequado para os fornecedores responderem, geralmente entre 3 e 7 dias úteis, dependendo da complexidade. Prazos muito curtos resultam em poucas respostas; prazos excessivos atrasam o processo de compra.

5. Utilize Fórmulas e Automatizações

Configure cálculos automáticos para:

• Somar valores totais por fornecedor
• Calcular diferenças percentuais entre propostas
• Identificar automaticamente a melhor oferta
• Destacar valores que excedem o orçamento
• Computar médias de mercado

Essas automatizações eliminam erros de digitação e economizam tempo significativo.

6. Documente Observações Importantes

Reserve espaço na planilha para anotações sobre cada fornecedor: particularidades da proposta, condições especiais negociadas, impressões sobre atendimento, questões levantadas durante negociação. Essas informações são valiosas em cotações futuras.

7. Revise e Negocie

Não aceite automaticamente o menor preço. Após identificar as melhores propostas, entre em contato com os fornecedores para negociar. Mostre que está avaliando alternativas e busque concessões adicionais em prazo, quantidade mínima, frete ou condições de pagamento.

8. Implemente um Processo de Aprovação

Para compras acima de determinado valor, estabeleça fluxos de aprovação. A planilha deve circular entre responsáveis técnicos (que validam especificações), financeiros (que avaliam condições de pagamento) e gestores (que autorizam a compra).

9. Arquive Adequadamente

Mantenha um arquivo organizado de todas as cotações realizadas, preferencialmente em nuvem com backup. Organize por período, categoria de produto ou projeto. Esse histórico é fundamental para auditorias e análises de tendências.

10. Avalie o Desempenho dos Fornecedores

Após concluir a compra, registre se o fornecedor cumpriu prazos, se a qualidade correspondeu ao prometido e se houve problemas. Essas avaliações devem influenciar cotações futuras, dando preferência a fornecedores confiáveis.

Conclusão

A planilha de cotação de preços é muito mais que uma simples ferramenta de comparação: é um instrumento estratégico de gestão que impacta diretamente a rentabilidade e competitividade do seu negócio. Ao implementar um processo estruturado de cotação, você não apenas economiza recursos financeiros, mas também profissionaliza suas operações de compra, reduz riscos e constrói relacionamentos comerciais mais sólidos.

Os benefícios vão além da economia imediata. A transparência gerada pela documentação adequada, a agilidade proporcionada por cálculos automáticos e a inteligência de mercado acumulada ao longo do tempo são ativos valiosos para qualquer organização.

Para pequenas empresas, a planilha de cotação representa uma forma acessível de competir com organizações maiores, garantindo que cada real investido gere o máximo retorno possível. Para médias e grandes empresas, é parte fundamental de processos de governança e compliance.

O sucesso na utilização dessa ferramenta depende de disciplina, consistência e melhoria contínua. Comece com um modelo simples, teste na prática, colete feedback e aprimore gradualmente. Com o tempo, a cotação sistemática se tornará um hábito natural que permeará toda a cultura de compras da sua organização.

Invista tempo na melhor planilha de cotação de preços de cotação de preços robusta e adequada às suas necessidades específicas. Os resultados em economia, eficiência e qualidade das decisões compensarão amplamente o esforço inicial. Lembre-se: em um mercado cada vez mais competitivo, pequenas vantagens em processos internos fazem grande diferença nos resultados finais.

Perguntas Frequentes

1. Quantos fornecedores devo consultar em cada cotação?

O ideal é consultar entre 3 e 5 fornecedores por cotação. Menos que 3 pode não oferecer base suficiente para comparação, enquanto mais de 5 torna o processo muito demorado sem agregar valor proporcional. Para compras estratégicas ou de alto valor, até 7 fornecedores podem ser consultados.

2. Com que frequência devo atualizar os preços na planilha?

A frequência depende da volatilidade do mercado. Para produtos com preços estáveis, revisões trimestrais são suficientes. Para itens com alta volatilidade, como commodities ou produtos importados, atualizações mensais ou até semanais podem ser necessárias. Mantenha um calendário de revisão adequado ao seu segmento.

3. É melhor usar Excel, Google Sheets ou sistema especializado?

Para pequenas empresas, Excel ou Google Sheets são suficientes e oferecem excelente relação custo-benefício. O Google Sheets tem vantagem no trabalho colaborativo e acesso remoto. Empresas maiores com volume significativo de cotações devem considerar sistemas especializados de e-procurement que oferecem automação e integração com ERPs.

4. Como lidar com fornecedores que não respondem às cotações?

Estabeleça prazos claros e faça follow-up educado após 2-3 dias. Se um fornecedor ignora sistematicamente solicitações de cotação, pode não ser um parceiro confiável. Mantenha uma base ampla de fornecedores alternativos. Para relacionamentos importantes, entenda se há problemas de comunicação ou se suas solicitações precisam ser ajustadas.

5. Devo compartilhar os preços de concorrentes durante negociações?

Compartilhar valores exatos pode ser contraproducente e criar desconforto. Em vez disso, informe que está avaliando múltiplas propostas e pergunte se há flexibilidade para melhoria da oferta. Você pode mencionar que há propostas mais competitivas sem revelar valores específicos, mantendo ética comercial e poder de negociação simultaneamente.